cara membuat mail merge

mail merge adalah suatu fasilitas yang ada dalam Microsoft word.

fungsi dari mail merge adalah untuk membuat surat secara masal namun dengan hanya menggunakan 1 template surat (1format suarat).

cara pembuatan mail merge :

1. buka micrososft word  =>> buat template surat yang akan kita gunakan, untuk lebih mempermudah, file tersebut kemudian simpan di tempat yang kita inginkan.

2. buat source data (data base yang digunakan sebagai isian pada template, seperti nama, alamat, dll), data ini bisa kita buat langsung pada menu mail merge, namun kali ini saya akan menggunakan ms. excel sebagai databasenya.

setelah data dibuat seperti tabel di atas,  jangan lupa pada sisi kiri bawah lembar sheet di beri nama untuk memudahkan, kemudian setelah selesai simpan file tersebut dan simpan di folder yang sama dengan template surat di atas. disini saya simpan dengan nama data base

3. buka kembali file template Ms. word tadi, kemudian klik menu mailing =>> start mail merge =>> step-by-step mail merge  wizard

4. setelah itu akan muncul tampilan setingan mail merge disebelah sisi kanan,

step 1 of 6 : pilih letters =>> next : starting document (di bagian bawah)

step 2 of 6 : use the current document =>> next : select recipient

step 3 of 6 : use an existing list =>> browser =>> pilih file Ms. excel yang tadi di simpan =>> open => ok

setelah itu akan muncul mail merge recipient, contreng semua data penerima yang ingin dimasukan kedalam surat =>> OK =>>  next : write your letter

setelah itu, anda tempatkan kursor di tempat  inginkan untuk dimasukan data yang ada pada database tadi, seperti ingin memasukan nama =>> pada menu ribon di atas  =>> insert mail merge field =>> pilih data yang ingin anda masukan seperti nama =>> insert (cukup klik 1x) =>> tutup field setelah selesai. 

setelah semua data dimasukan semua, isi dokumen akan mejadi seperti di bawah

setelah data sudah dimasukan semua

step 4 of 6 : next :  preview your letter,

di disini data yang tadinya dalam kurung akan berubah menjadi nama yang dituju

step 5 of 6 : complete the merge

step 6 of 6 pada tahap ini data mail merge  telah berhasil di buat.

jangan lupa save kembali file tersebut untuk menyimpan perubahan sebelum di tutup.

selesai

                    

     anda bisa melihat hasilnya, apakah semua data sudah ter input semua atau belum, andaa bisa melihat previewnya dengan mengklik menuyang ada di ribon atas.